1、歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2、歸檔文件的整理單位。

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件 ，來文與復文可為一件。

3、整理原則

　　遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

4、質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂

　　歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

5.2 分類

　　歸檔文件可以采用年度――機構（問題）――保管期限或保管期限――年度――機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.2.1 按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。

5.2.2 按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 按機構(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3 排列

　　歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。

5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4 件號：文件的排列順序號。

　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。

5.5 編目

　　歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

5.5.1.1 件號：填寫室編件號。

5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

5.5.1.3 文號：文件的發文字號。

5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"［ ］"號。

5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。

5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

5.6 裝盒

　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一 件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。

5.6.2 備考表

　　備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。